Fejlesztési tartalékok képzésének nyilvántartása

Tisztelt Szakértő! A fejlesztési tartalék képzésének dokumentálásával kapcsolatban szeretném a segítségét kérni. Kérdésem az, hogy a fejlesztési tartalékról a társaság ügyvezetése, vagy a taggyűlés/közgyűlés/alapító hozza meg a döntést? Mikor történik ez a döntéshozatal az érintett szerv részéről? Tudomásom szerint az adóhatósági ellenőrzések egyre gyakoribbá váltak, és a revizorok szerint a döntést a tárgyévben, például 2024. december 31-én kellene meghozni. Azonban ezen a napon még nem állnak rendelkezésre a 2024. évi adózás előtti eredmények, valamint a saját tőke elemei, így a visszadátumozott okiratok hitelessége megkérdőjelezhető. A számviteli levelekben is erre az álláspontra jutottam. Kérdésem továbbá, helyes-e az a gyakorlat, hogy az előzetes beszámoló elkészülte után, de már a 2025-ös évben rögzítjük egy okiratban a fejlesztési tartalék összegét, valamint annak átvezetését az eredménytartalékból a lekötött tartalékba? Ki írja alá ezt az okiratot: a tag/tagok vagy az ügyvezető? Ezen kívül, a végleges beszámoló elkészülte után a beszámolót elfogadó jegyzőkönyvben vagy határozatban rögzíthetjük-e, hogy a társaság X ezer forint lekötött tartalékról döntött? Kérem szíves válaszát és útmutatását e fontos kérdésekben. Köszönettel és tisztelettel, [Az Ön neve]